Преди да автоматизирате: нарисувайте един процес.

Изберете ясни начало и край

„Ново запитване пристига от формата“ е начало. „Отговорникът получава задача с информацията за клиента“ е край. Между тях опишете реалните действия, които някой извършва днес.

Един процес е по-лесен за оценка и проверка от общото желание всички системи да бъдат свързани.

Опишете данните и отговорностите

• Къде пристигат първоначалните данни.
• Кои полета са нужни за следващата стъпка.
• Коя система е водеща за всяка информация.
• Кой има необходимия достъп.
• Кой човек отговаря за крайния резултат.

Дайте пример за изключение

Какво става при липсващ телефон? А ако външната система не отговори? Има ли риск един и същ запис да бъде обработен два пъти?

Запишете кога действието може да се повтори и кога трябва да спре и да уведоми човек. Това е част от обхвата на автоматизацията.

Измерете сегашната работа

За избран период запишете броя на задачите, времето за обработване и честите проблеми. Запазете начина на измерване, за да можете да повторите същото след внедряването.

Без тази база конкретен процент спестено време остава предположение.

Приемете с реалистични тестови случаи

Подгответе успешен пример, пример с липсващи данни и пример с отказ на външна система. Проследете резултата и историята на изпълнението. Проверете дали избраният отговорник разбира какво трябва да направи.