Изберете ясни начало и край
„Ново запитване пристига от формата“ е начало. „Отговорникът получава задача с информацията за клиента“ е край. Между тях опишете реалните действия, които някой извършва днес.
Един процес е по-лесен за оценка и проверка от общото желание всички системи да бъдат свързани.
Опишете данните и отговорностите
- Къде пристигат първоначалните данни.
- Кои полета са нужни за следващата стъпка.
- Коя система е водеща за всяка информация.
- Кой има необходимия достъп.
- Кой човек отговаря за крайния резултат.
Дайте пример за изключение
Какво става при липсващ телефон? А ако външната система не отговори? Има ли риск един и същ запис да бъде обработен два пъти?
Запишете кога действието може да се повтори и кога трябва да спре и да уведоми човек. Това е част от обхвата на автоматизацията.
Измерете сегашната работа
За избран период запишете броя на задачите, времето за обработване и честите проблеми. Запазете начина на измерване, за да можете да повторите същото след внедряването.
Без тази база конкретен процент спестено време остава предположение.
Приемете с реалистични тестови случаи
Подгответе успешен пример, пример с липсващи данни и пример с отказ на външна система. Проследете резултата и историята на изпълнението. Проверете дали избраният отговорник разбира какво трябва да направи.